Segurança da Informação - Fragmentadoras de Papeis e Documentos

Passos para escolher uma Fragmentadora

1. Passo: Determinar o tamanho de partícula ou tiras que dará segurança a você e à sua empresa, de que as informações não serão recuperadas por montagem física ou virtual, de acordo com a Norma Alemã DIN 66399. www.din66399.com.br.
2. Passo: Determinar a quantidade de folhas que se deseja inserir na fragmentadora para serem destruídas de uma só vez. Quanto maior a quantidade, menor o tempo gasto e mais eficiente e econômica será a fragmentadora.
3. Passo: Escolher entre fragmentadoras com pentes raspadores internos metálicos ou de pentes raspadores de plástico. As fragmentadoras com pentes raspadores metálicos são resistentes a clipes e grampos . Já as fragmentadoras com pentes raspadores de plástico necessitam que sejam retirados previamente os clipes e grampos dos papéis.
4. Passo: Decidir entre fragmentadoras com motores de uso contínuo, que trabalham horas sem pausas ou fragmentadoras com motores que superaquecem após alguns minutos e desligam, necessitando que o operador espere ela esfriar para voltar a utiliza-la.

warning Cuidados na Aquisição

1. A abertura de inserção das folhas: Deverá ser de no mínimo 240 mm, para evitar que o funcionário tenha que gastar tempo alinhando as folhas antes de introduzi-las na fragmentadora. O papel A4 tem 210 mm de largura. Aberturas de 220 mm ou 230 mm requerem alinhamento prévio das folhas, que causa perda de tempo. Se não forem alinhadas, as folhas poderão dobrar nas laterais e “engasgar” nos cilindros de corte.
2. O nível de ruído: A fragmentadora trabalhando em vazio deverá ter um nível de ruído menor que 65 decibéis, para atendimento da norma brasileira NB-95 para conforto acústico em ambientes que exijam concentração, como no caso dos escritórios.
3. Certificação de Segurança: As fragmentadoras são classificadas pelo INMETRO como bens de informática, e elegeu a Norma de Qualidade e Segurança IEC 60.950, como referência para assegurar que o fabricante obedece as diretrizes internacionais de segurança no projeto, fiações elétricas, proteções e componentes elétricos internos. A proteção contra curto-circuito, choques elétricos e segurança ao operador estão estabelecidos na Norma IEC 60.950. Peça o certificado e confira sua autenticidade.
4. Veracidade das informações dos revendedores: Ao receber uma oferta de fragmentadora, pesquise o site oficial do fabricante para conferir se as características e especificações fornecidas pelos revendedores são verdadeiras. Muitos revendedores informam especificações não verdadeiras ou omitem as informações negativas.

   A capacidade de folhas das fragmentadoras é internacionalmente estabelecida para papéis A4 de 70 g/m2. O papel sulfite A4 comercializado no Brasil é de 75 g/m2, ou seja, mais grosso e a fragmentadora destruirá menos folhas de cada vez.

   Alguns revendedores omitem a gramatura para dar a entender que é para 75 g/m2, mas é para 70 g/m2 e vai cortar menos folhas do que está informando.

   Nível de ruído, potência de motor e velocidade, tem seus valores deturpados, pelo fato de que os consumidores não conseguirão medi-los para reclamar. É gato por lebre.

   Podem nos consultar sobre as informações oficiais de fabricantes. Não há custo.

warning Cuidados nas Licitações Públicas

Pregoeiros sofrem quando da licitação pública de fragmentadoras de papéis.

Para não adquirir fragmentadoras sem qualidade e durabilidade, que dão despesas de manutenção frequente e prejudicam a eficiência do Serviço Público, há que se prever nos editais, exigências de características e componentes internos, que estão montados dentro da fragmentadora e que não podem ser conferidos sem a sua desmontagem e teste.

Verificação de amostras não é eficaz, pois muitas vezes a amostra atende ao edital, e depois, as fragmentadoras efetivamente entregues não atendem às especificações.

Para não comprar gato por lebre, os Pregoeiros devem investigar os sites dos reais fabricantes para tentar conferir as especificações.

Devem também exigir que as fragmentadoras entregues sejam aleatoriamente abertas e testadas para assegurar a compra vantajosa e reduzir os recursos administrativos por aquisição de fragmentadoras que não atendem ao edital, pois o mercado conhece a as verdadeiras especificações e se o licitante fraudou as informações ofertadas.